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Service Administration Gestion

Genèse :

Ce service  est né en même temps que l'Institution. Il existe donc depuis la création de l'Ecole du Patrimoine Africain.

Missions :

Le service Administration Gestion de l'EPA se situe à un carrefour très important dans le fonctionnement et dans l'exécution des activités.

Au niveau administratif, ce service assure la gestion de toute la logistique, la gestion des ressources humaines et les relations avec les différents services de l'administration publique.

Sur le plan financier, le service élabore les budgets de fonctionnement et des activités de l'EPA et en assure l'exécution.

Organisation :

Poste 1 : L'Administrateur (trice) Comptable

Il ou elle travaille sous la supervision du directeur.

- Il ou elle est responsable de tous les aspects financiers et administratifs de la comptabilité relatif aux programmes de l’EPA et aux projets spéciaux ;

- Il ou elle gère tous les aspects logistiques et matériels afin de pouvoir mener les programmes ;

- Il ou elle travaille de manière rapprochée avec son adjoint comptable afin d’assurer la meilleure qualité du travail pour l’administration de l’EPA ;

- Il ou elle fait des comptes-rendus réguliers (à définir) au Directeur sur les finances et l’administration ;

- Il ou elle est responsable de l’exécution des budgets de l’EPA et de la gestion des moyens logistiques nécessaires à leur mise en œuvre ;

- Il ou elle établit dans le respect des normes comptables les procédures d’enregistrement des recettes et des dépenses. Il effectue les paiements des fournisseurs, des participants, des enseignants et du personnel ;

- Il ou elle établit et contrôle les procédures de demandes et d’autorisation de paiement. Il assure la tenue des comptes conformément aux normes comptables. Il prépare un rapport financier mensuel et les rapports financiers d’activités finaux ;

- Il ou elle se soumet annuellement à un audit des comptes et des procédures ;

- Il ou elle s’occupe des questions relatives au personnel (paies, impôts, couverture sanitaire et sociale, relations avec les organisations du travail et de la sécurité sociale) ;

- Il ou elle supervise la gestion des hébergements de l’EPA ;

- Il ou elle gère le parc de véhicules (réparations, sorties).

Poste 2 : Assistant (e) de l'Administrateur (trice) Comptable

- Il ou elle travaille en collaboration et sous la supervision de l’Administrateur (trice) Comptable ;

- Il ou elle assiste l’Administrateur(trice) Comptable dans le suivi des procédures d’enregistrement des recettes et des dépenses, les paiements des fournisseurs, des participants, des enseignants et du personnel, la tenue des comptes conformément aux normes comptables, gestion du personnel (paies, impôts, couverture sanitaire et sociale, relations avec les organisations du travail et de la sécurité sociale) ;

- Il ou elle remplace l’Administrateur(trice) comptable durant ses absences-vacances-missions ;

- Il ou elle est responsable des relations avec les banques et négocie, avec l’Administrateur comptable, les meilleures conditions pour les comptes de l’EPA ;

- Il ou elle surveille les coûts et les dépenses afin de pouvoir rédiger chaque trimestre un rapport à l’Administrateur comptable indiquant comment faire des économies pour l’EPA en réduisant les coûts de manière intentionnelle.

Poste 2 : Responsable des équipements techniques

- Il ou elle travaille sous la supervision de l’Administrateur Comptable ;

- Il ou elle  veille au bon entretien du matériel technique ;

- Il ou elle fait des propositions pour l’acquisition ou le renouvellement d’équipements et de matériels techniques.

Poste 2 : Assistant (e) administratif (ve)

Il ou elle travaille sous la supervision de l'administrateur(trice) comptable et en collaboration avec les coordonnateurs, responsables et assistants de projet.

- Il ou elle acceuille (physique, téléphonique et filtrage) ;

- Il ou elle renseigne et oriente les visiteurs ;

- Il ou elle gère le standard et le fax Gestion du standard et fax ;

- Il ou elle gère  l’agenda du Directeur (rendez-vous, séances, visites, voyages etc.…) ;

- Il ou elle gère  la boîte mail de l’EPA (réception, transfert des mails aux pôles concernés et traitement) ;

- Il ou elle recoit et expédie les courriers ;

- Il ou elle distribue les courriers, et en assure le traitement  ;

- Il ou elle rédige les drafts de réponses aux courriers reçus et  des lettres à expédier ;

- Il ou elle envoie les courrier et en assure le suivi ;

- Il ou elle met à jour les registres " arrivée" et "départ";

- Il ou elle classe et archive les  courriers et contrats ;

- Il ou elle gère les  stocks des fournitures de bureau (évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer) ;

- Il ou elle rédige les Comptes rendus de réunions ; - Suivit les activités ; - Diffuse les informations par (téléphone et mail)

- Il ou elle est en contacts avec les agences de voyages pour les questions de réservations de plans de vols, suivi pour émission de billets et envoi aux participants concernés pour les activités de l’EPA ;

- Sur demande de l’Administrateur (trice) comptable, il ou elle appuie l’exécution de menues tâches administratives et financières.

- Il ou elle gère  l’entretien du bureau du Directeur avec l’agent d’entretien ;

- Autres.

Poste 3 : Chauffeur

Il travaille sous la supervision de l’administrateur comptable et du directeur

- Il conduit le véhicule du directeur et en effectue l’entretien de base ;

- Il effectue de menues tâches administratives (petits achats, distribution de courriers, courses diverses…)

Poste 3 : Chauffeur factotum

Il travaille sous la supervision de l’administrateur comptable ;

- Il a en charge l’entretien de base des véhicules de service ainsi que leur conduite ;

- Il effectue de menues tâches administratives (petits achats, distribution de courriers, retrait quotidien des courriers de la boite postale, courses diverses, photocopies, reliures…)

L’esprit d’équipe étant l’un des principes cardinaux de l’EPA, la collaboration et l’assistance mutuelle entre les différents membres du pôle, d’une part et les autres membres de l’équipe EPA, d’autre part sont encouragées pour un meilleur développement de notre institution.

  Equipe 2015 :

-Adéchina Alaofè, Administrateur Comptable

- Josiane Hounvènou, Assistante de l'Administrateur Comptable

- Firmin Nounagnon, Responsable des équipements techniques

- Hermine Whannou : Assistante Administrative

- Sylvain Padonou : Chauffeur

- Lucien Avloukè : Chauffeur / Agent de Liaison

 

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